退職代行を使われたらどうする？会社側がするべき対応と予防策を解説

「退職代行を使われたらどうなるの？」
「会社側はどんな対応をすればいいの？」

突然、退職代行業者から連絡がきた場合、どう対応したらいいのか悩む方もいるでしょう。

退職代行を従業員に使われた場合、原則として会社側は退職を拒否できません。

しかし、雇用形態や退職業者の種類によっては、退職の意向や交渉を拒否できる可能性があります。適切に対処するためにも、退職代行サービスの仕組みや種類、対応時の注意点を正しく理解しておくことが重要です。

この記事では、退職代行を使われた際に会社側が対応しなければならない範囲について詳しく解説します。対応の流れや注意点も紹介するので、退職代行サービスを使われたときの参考にしてください。

退職代行業者とのやり取りや法的な判断に不安がある場合は、専門家への相談もご検討ください。

退職代行とは、本人に代わって退職の意思を会社側に伝えるサービスのことです。

最近は「上司に退職を言い出しづらい」「引き止められて辞めにくい」などの理由から、退職代行サービスを利用する人が増えてきました。

2025年に東京商工リサーチがおこなった企業の退職代行に関するアンケートによると、退職代行への対応を経験した企業は全体の7.2％にのぼるというデータもあります。

退職代行サービスの運営主体には、退職連絡のみ対応できる民間業者にくわえて、会社との条件交渉まで対応できる労働組合や弁護士が運営しているものもあります。

運営主体ごとの特徴はこのあと詳しく解説するので、自社にとって適切な対応ができるようしっかり確認しておきましょう。

原則として、従業員に退職代行を使われた場合には、会社側は受け入れなければなりません。

しかし、退職代行による申し入れへの対応は「雇用形態」と「業者の種類」の2つの軸で判断が必要です。

雇用契約の内容によって退職の可否が変わるほか、退職代行業者の種類によっても対応すべき範囲や法的な扱いが異なるためです。

ここでは、以下のポイントを解説します。

• 雇用形態によって拒否できるケースがある
• 退職代行業者の種類によって対応できる範囲が異なる

それぞれの違いを押さえたうえで、適切な対応につなげましょう。
 

退職受け入れの可否は、雇用形態によって異なります。

正社員などの無期雇用契約の場合は、民法627条により、退職の意思表示から2週間が経過すれば退職が成立します。そのため、会社側が退職を拒否することは原則できません。

一方で、契約社員やアルバイトなどの有期雇用契約の場合は、原則として契約期間満了まで退職することはできません。このため、契約期間中の退職が認められないケースもあります。

しかし、パワハラや長時間労働、賃金未払いなど、会社側に過失がある場合には民法628条により、直ちに契約を解除できます。

雇用形態によって会社側の対応が変わるため、まずは契約内容を確認しましょう。

退職代行業者は、以下の3種類に分類されます。

• 民間企業
• 労働組合
• 弁護士

下記のようにそれぞれ対応できる範囲が異なるため、会社側の対応も変わってきます。

民間企業が運営する退職代行は、退職の意思を伝えられます。

しかし、有給消化するための話し合いや未払い賃金の請求といった「会社との条件交渉」を代理でおこなうと非弁行為にあたる可能性があります。

そのため、民間業者からの交渉については応じる必要はありません。

民間業者から交渉を持ち掛けられた際は、弁護士などの専門家や労働局の総合労働相談コーナーに相談しましょう。

一方で、労働組合が運営する退職代行は団体交渉権を持っているため、企業側に対して有給休暇の消化や給与の支払いの交渉ができます。

さらに、弁護士が運営する退職代行であれば、交渉だけでなく未払い賃金の請求や損害賠償請求、訴訟対応まで幅広く対応できる可能性があります。

退職代行業者から連絡が入った際は、慌てず順を追って対応しましょう。

ここでは、会社側がするべき対応を5つのステップに分けて解説します。

• ステップ1：退職代行業者の情報を整理する
• ステップ2：従業員本人の意思を書面で確認する
• ステップ3：回答書を作成して会社側の意向を伝える
• ステップ4：退職日と退職理由を決定する
• ステップ5：退職手続きを進めて最終給与を支払う

各ステップの内容を把握し、実務対応に備えましょう。

退職希望者が退職代行サービスを利用する場合、業者は本人に代わって電話またはメールで会社へ連絡をおこないます。

連絡が来たら、退職代行業者の情報は必ず記録します。

• 業者名
• 運営主体
• 担当者名
• 連絡先
• 該当の従業員名

対応範囲が異なるため、運営主体は必ず確認するようにしてください。

民間企業の場合、交渉権を持っておらず退職の意向伝達しかできないため、退職日や有休消化の交渉を求められたら応じる義務はありません。

また、悪徳業者が紛れている可能性もあるため、公式サイトなどで本当に実在する会社・人物なのか確認しましょう。

もし、相手が弁護士を名乗る場合には、公式サイトや日本弁護士連合会の検索サービスで実在する弁護士かどうか確かめてみてください。万が一、検索しても該当する弁護士が見つからない場合は、必要に応じて所属事務所名や登録番号を確認すると良いでしょう。

一般的な退職では、まず「退職願い」を提出して会社に退職の意思を伝え、その後、退職が確定した段階で「退職届」を提出する流れになります。

「退職届」の提出は法律上必須ではありませんが、本人の退職意思を確認するためにも依頼しておきましょう。

連絡を終えしばらくすると、企業側に退職手続きに関する書類一式が届きます。

その中には、従業員本人の退職意思を示した退職届や退職意思確認書などが同封されているのが一般的です。

これらの書類には、退職の意思が本人のものであるか、退職日や希望条件に相違がないかなどが記載されているため、内容を必ず確認してください。

なお、退職日までの出勤命令に従わず、無断欠勤が続くと就業規則に基づき注意や処分が検討されることがあります。

従業員の退職意思を確認したあとは、回答書を作成し、従業員本人または退職代行業者へ送付します。

回答書とは、退職の申し出に対して会社側の対応方針や確認事項を伝えるための書面のことです。回答書には、主に以下の内容を記載します。

• 退職の申し出を受けた旨
• 今後の手続きの流れ（貸与物の返却・引き継ぎなど）
• 退職日やその調整に関する考え方
• 離職票の案内など

退職日については確定的な表現を避け、「引き継ぎ状況や手続きの進行により、退職日が前後する場合があります」などと記載しておくと、のちのトラブル防止につながります。

続いて、退職の手続きを進めるために退職日と退職理由を決定します。

正社員などの無期雇用契約の場合、民法上は退職の申し出から2週間が経過すれば退職が成立します。

退職代行業者から連絡があった日を基準に最短の退職日を算出できますが、就業規則に別途定めがある場合は、その内容も確認しておきましょう。

就業規則に「退職の意向は、退職予定日の1ヵ月前に伝える」と記載がある場合でも、法的には民法の規定が優先されるため、2週間での退職が可能です。

退職理由は、原則として自己都合退職となりますが、パワハラや賃金未払いなど、会社側に問題があると会社都合退職に該当する可能性があります。

最後に、退職に伴う各種手続きを進めます。

未消化の有給休暇がある場合は残日数を確認し、本人の希望に応じて退職日までに取得できるよう調整します。また、社会保険や雇用保険の資格喪失手続き、離職票の発行、貸与物の回収なども並行しておこないましょう。

また、退職後の情報漏洩を防ぐために誓約書や秘密保持契約書を作成して従業員にサインを求めるケースもあります。ただし、これらに署名すること自体に法的義務はないため、従業員が拒否した場合は、無理に強制することはできません。

業務の引き継ぎが必要な場合、退職日までの出勤を求めること自体は可能です。しかし、従業員が精神的な負担や職場環境への不安から退職代行を利用している場合、出勤を拒否し、そのまま出社せずに退職手続きが進むケースも少なくありません。

そのため、未消化の有給休暇がある場合は有給として処理し、残日数がない場合は欠勤扱いとするのが一般的です。

すべての手続きが完了したら最終給与を計算します。未払い給与や残業代、有給休暇の精算など漏れなく反映させて支給してください。

給与の不当な減額や支払いの遅延は、トラブルにつながる可能性があるので、適切かつ速やかに対応しなければなりません。
 

退職代行を利用された場合でも、退職金の取り扱いは通常の退職と同じです。

退職金の支払い義務は法律で一律に定められているものではなく、就業規則や退職金規程に基づいて判断されます。そのため、規程に支給条件が定められている場合は、その内容に従って適切に支給しなければいけません。

たとえば、「勤続年数〇年以上」や「自己都合退職の場合は減額」などの条件がある場合は、それに基づいて計算します。

また、退職代行を利用したことを理由に給与の不支給や減額をおこなってはいけません。

退職代行を使われた際、従業員本人へ直接連絡したり、代行業者の連絡を無視したりするとトラブルが発生するおそれがあります。

ここでは、退職代行を使われた際にやってはいけない行為を解説します。

• 本人に直接連絡や出社を強要する
• 退職代行業者の連絡を無視・拒否する
• 民間業者による条件交渉に応じると法的リスクがある

ひとつずつみていきましょう。

従業員本人へ直接連絡を取ったり、出社を強要したりする行為は控えるべきです。

多くの場合、退職代行業者から「本人への直接連絡は控えてほしい」といった要請が入るため、まずはその指示に従い、窓口を一本化することが基本となります。

本人へ直接連絡すること自体は法律で禁止されているわけではありませんが、退職代行を利用している背景には、精神的な負担や職場環境への不安など、会社との直接的なやり取りを避けたい事情があるからです。

無理に連絡を取ったり出社を求めたりすると、従業員との関係がさらに悪化するだけでなく、トラブルの長期化や、ハラスメントと受け取られるリスクにつながる可能性もあります。

退職代行を利用している場合は、本人の意向を尊重し、必要な連絡は原則として代行業者を通じておこなうようにしましょう。

退職代行からの連絡を無視したり、一方的に対応を拒否したりする行為も避けましょう。退職妨害やハラスメントと受け取られ、法的トラブルに発展するおそれがあります。

退職代行からの連絡は、あくまで従業員の意思を伝える手段のひとつです。そのため、冷静に内容を正しく確認したうえで、手順に沿って処理していく姿勢が求められます。

もし退職代行の利用に対して、納得できない点や不明点がある場合は、感情的にならずに担当者へ確認しましょう。必要に応じて専門家へ相談するなど、慎重に対応することが大切です。

民間の退職代行業者がおこなえるのは「退職の意思を会社に伝えること」のみです。有給休暇消化の交渉、未払い賃金の請求は法律事務に該当します。

民間業者がこれらの法律事務をおこなうことは、弁護士法第72条が禁じる「非弁行為」にあたる可能性があります。会社側が民間業者の非弁行為に応じた場合、退職手続き自体が無効になる可能性があり、改めて弁護士等を通じた手続きが必要になるなど、実務上のリスクが生じます。

退職代行サービスに関するリスクや注意点について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

退職代行が使われる背景には、「上司に退職を切り出しづらい」「引き止めが強くて辞められない」といった心理的なハードルがあります。

主な理由として挙げられるのは、以下の3つです。

• ハラスメントが原因で退職を直接言い出せないから
• しつこい退職の引き止めで自分では辞められないから
• サービス残業・有給未取得など劣悪な労働環境が限界だったから

退職代行モームリが2022年3月〜2024年7月に実施した調査（対象者15,934名）※によると、利用理由の1位は「上司からのハラスメント」で33.9%、2位が「退職を止められる」で30.2%、「サービス残業がある」が24.7%と続きます。
※引用：PR TIMES｜退職代行モームリ累計利用者15,934名分のデータ・利用された企業情報を公開

数字からも、退職代行は利用したくて利用するのではなく、追い詰められた末に選ばれるケースが大半であることがわかります。

安心して退職できる環境づくりも企業側の大切な役割です。そのためにはまず、従業員の気持ちを理解する姿勢を持ちましょう。

退職代行を利用する理由として多いのが、上司からのパワハラやモラハラなどのハラスメントです。

ハラスメントを受けている場合は、上司に相談すること自体が困難な状況にあります。「また怒鳴られるのではないか」「余計に嫌がらせが激しくなるのではないか」といった不安や恐怖感があるためです。

退職代行を使われた会社側は、「なぜ直接言ってくれなかったのか」と感じるかもしれませんが、従業員にとってはそれほど追い詰められた状況だったと受け止める必要があります。

しつこい退職の引き止めにより、自力では辞められず、退職代行を利用するケースも少なくありません。

人手不足が深刻な職場では、退職を申し出ても「今辞められると困る」「後任が見つかるまで待ってほしい」と引き止められ、辞めたいけど辞められない状況に追い込まれる傾向があります。

このような状況では精神的な負担が大きくなり、自分で退職の意思を伝え続けることが難しくなるため、退職代行に頼らざるを得なくなるケースもあります。

サービス残業や有給休暇が取れない環境など、劣悪な労働条件への不満も退職代行を使われる原因のひとつです。

サービス残業が常態化している職場では、長時間働いても正当な対価が支払われず、心身ともに大きな負担がかかります。

また、有給休暇を申請しづらい、あるいは申請しても却下されるといった環境では、十分な休息が取れず、疲労やストレスが溜まりやすくなります。

このような状況が続くと、従業員は限界を感じ、自ら退職を切り出す余裕すらなくなってしまうため、退職代行の利用につながる可能性があります。

再発防止には一時的な対処ではなく、日常的な職場環境の改善と信頼関係の構築が欠かせません。

ここでは、とくに効果的な3つの予防策を紹介します。

• ハラスメント対策を徹底する
• 業務改善で辞めたくなる原因を取り除く
• 日常的なコミュニケーションで信頼関係を築く

できるところから取り組みを始めましょう。

ハラスメントは、退職代行を利用される原因のひとつです。上司や同僚との関係性に問題がある場合、従業員は直接退職の意思を伝えること自体に強い心理的負担を感じやすくなります。

そのため企業には、ハラスメントを未然に防ぐための体制整備が必要です。具体的な取り組みは、相談窓口の設置や匿名で通報できる仕組みの導入などです。

また、問題が発生した際には曖昧な対応を避け、迅速かつ適切に対処する姿勢も求められます。

従業員が「安心して働ける」「何かあれば守られる」と感じやすい環境を整えることが、退職代行の利用リスクを下げることにつながります。

業務負担の偏りや長時間労働は、従業員の不満やストレスが増え、退職を考える大きなきっかけになります。特に、特定の人に業務が集中している状態や、非効率な業務フローが放置されている場合は注意が必要です。

まずは業務量を可視化し、誰にどれだけの負担がかかっているのかを把握しましょう。そのうえで、以下のような取り組みを通じて負担の偏りを解消していきます。

• 人員配置の見直し
• 業務の効率化・デジタル化の推進
• 残業時間の管理
• リモートワーク・フレックスタイム制の導入

こうした取り組みが働きやすい環境の整備につながり、離職率の低下が期待できます。

退職代行が使われる背景には、「上司に相談できない」「意見を言いづらい」といったコミュニケーション不足の問題もあります。日頃から対話の機会が少ない職場では、不満や悩みを誰にも言えず抱え込みやすいです。

そのため、1on1ミーティングの実施や定期的な面談、チーム内での情報共有の活性化など、意見を伝えやすい環境を作りましょう。

また、チャットツールの活用などにより、気軽にコミュニケーションが取れる環境を整えるのもおすすめです。

従業員が「話を聞いてもらえる」「自分の意見が尊重される」と感じられる環境を整えることで心理的安全性が高まり、結果として退職代行の利用防止につながります。

こうした取り組みは再発防止に有効と考えられますが、すべてのケースを防げるとは限りません。実際に退職代行を利用された場合には、状況に応じた判断が求められるため、専門家への相談も選択肢のひとつです。

退職代行を従業員に使われた場合は、代行業者の身元を確認してから対応します。

原則として、会社側は退職を受け入れなければなりませんが、雇用形態や退職代行業者の運営主体によって変わる場合もあります。

また、こうしたトラブルを未然に防ぐためには、日頃から社内環境の改善に取り組むことも欠かせません。従業員が安心して意見を伝えられる環境や、無理のない業務体制を整えておくことで、退職を考える前に相談できる職場づくりにつながります。

万が一利用された場合の対応だけでなく、「なぜ退職代行を使われたのか」という視点を持ち、職場環境の見直しや改善に活かしていきましょう。

また、退職代行への対応は個別の状況によって判断が分かれるケースもあります。自社だけでの対応に不安がある場合は、専門家へ相談することも選択肢のひとつです。